مديريت زمان و برنامه ريزي در وقت
خلاصه :
هر فعاليتي به زمان نياز دارد . امروز جامعه بشري , بخصوص در دنياي در حال توسعه , همه در حال عجله كردن هستند , معلوم نيست مردم دنبال چه مي گردند . از هر كس بپرسي چرا مي دوي ؟مي گويد وقت ندارم حتي جوابت رابدهم .
گلايه كمبود وقت يا به عبارت ديگر مديريت ضعيف وقت , درد همه اقشار جامعه است . ولي آيا واقعا ً مشكل اين افراد كمبود وقت است يا چيز ديگري. انگار با افزايش زمان 24 ساعت به 48 ساعت مشكل اين افراد حل مي شود .
در بخش ديگري به شرح ذيل به نحوه مديريت زمان و برنامه ريزي در وقت پرداخته ايم .
1:مقدمه
2: گرفتاري و وقت نداشتن
3:و يژگيهاي زمان ووقت
4: مديريت زمان و برنامه ريزي در وقت
5: عواقب ضعف در مديريت زمان و عدم برنامه ريزي در وقت
6: گامهاي اصولي تنظيم وقت
7: عوامل موثر در اتلاف وقت يا هدر دهنده هاي وقت
8 :گامهاي موثر در جهت مديريت موفق زمان و برنامه ريزي در وقت
1لشگر لحظه ها در هر نفسي , قسمتي از كشور وجود را فتح مي كند و انسان در زيرگامهاي عبور زمان , آني از مجموع حيات او كاسته مي شود ودر همان لحظه به عمر او افزوده مي شود .
روز را رايگان زدست مده
نيست اميد آنكه باز رسد
انسان با محدوديتي كه دارد , در برابر جهاني پهناور از اسرار و علوم و اطلاعات قراردارد . ذهن محدودما چگونه مي تواند همه امور را اعم از مسائل حياتي و ارزشمند , وموضوعات واهي و بي اساس , در خود جاي دهد ؟!
پس چون گنجايش فكر ما محدود است , بايد متوجه باشيم به دليل ظرفيت محدودي كه داريم به امور مهم وحياتي بپردازيم و ذهن خود را متوجه به مسائل بي ارزش و بي محتوا نكنيم .تفريحات بي جا , خواندن كتابهاي بي ارزش , معتاد شدن به برنامه هاي گو ناگون راديو وتلويزيون, به آساني فكر وذهن را اشغال مي كند و از پرداختن به امور مهم و حياتي باز مي دارد .
2- گرفتاري وقت نداشتن :
جملات وقت ندارم و يا به شدت گرفتار مي باشم را بارها و بارها از زبان دوستان , همكاران و مسئولين و حتي در پاره اي از موارد از زبان كود كان نيز شنيده ايم .انسان با شنيدن مداوم اين جملات به اين فكرفرومي رود كه مگر نه اين كه براي تمامي انسانها شبانه روز 24 ساعت و هر ساعت 60دقيقه و هر دقيقه 60ثانيه مي باشند پس علت تقسيم انسانها به دو گروه افراد داراي وقت آزاد و افراد گرفتار چيست ؟
3- ويژگيهاي زمان و وقت :
زمان نيز مانند پول , نيروي انساني , تجهيزات , جزء منابع مديريتي تلقي مي شود . زمان داراي ويژگيهاي خاصي است كه از ساير منابع متمايز مي گردد.
الف : زمان را نمي توان خريد چون به صورت آزاد و مساوي ميان تمام انسانها توزيع شده است .
ب: زمان را نمي توان ذخيره كرد و در آينده از آن استفاده و بهره برداري نمود .
ج: زمان را نمي توان متوقف كرد و گرانبهاترين منبعي است كه هيچ چيز جاي آن را پر نمي كند .
4- مديريت زمان و برنامه ريزي در وقت :
مديريت زمان عبارت است از زمان بندي فعاليتها براي استفاده بهينه از وقت وزمان به عبارت ديگر تنظيم وقت يعني :
الف : شناخت روش يا روشهاي كه شمارا در راه رسيدن به هدفهايتان ياري كند .
ب: شناخت راههاي علمي كه در استفاده مناسب و مفيد به شما كمك مي كند .
ج: شناخت روشهاي كه هنگام مشكلات به ياري شما مي آيد .
تنظيم وقت در حقيقت اداره كردن خويشتن و راهي براي موفق بودن است .
5- : عواقب ضعف در مديريت زمان و عدم برنامه ريزي در وقت
عواقب ضعف در مديريت زمان و عدم برنامه ريزي مناسب در وقتمي تواند عواقب وپيامدهاي متعددي داشته باشد :
الف : اشتياق بيش از حد به كار و فعاليت بدون برنامه و پراكنده فرد را با شرايطي روبرو مي نمايد كه وي را از بحراني به بحران ديگري كشانده , بدون آن كه زماني براي تفكر كار باقي گذارد .
ب: زندگي در زمان حال و عدم برنامه ريزي و تدبير در شرايط و برنامه هاي آينده سبب از دست رفتن فرصتها و ايجاد مشكلات مي گردد .
ج: ضعف در مديريت زمان , سبب كاهش كارآيي و اثر بخشي در فعاليتها مي گردد .
د: فقدان برنامه مناسب با توان مجموعه و نيازها خود سبب ايجاد فشار كاري و يا درسي در مجموعه مي گردد .
ه: تمام موارد فوق نهايتاً باعث بروز استرس و تنش مي شود كه بر فرد , خانواده و محيط كاري او اثر خواهد گذاشت
بطور خلاصه چون برنامه زمان بندي شده نداريم , كارهاي متفاوت و زيادي را قبول مي كنيم . چون نمي توانيم از عهده همه آنها بر آييم , دست و پا شكسته و ناقص انجام مي دهيم و چون نمي توانيم كارهها را خوب انجام دهيم , از وقت استراحت و تفريح خود مي زنيم و چون وقت و استراحت كافي به دست نمي آوريم , دچار مشكلات روحي و رواني شده كه بر روي كارها , رفتارها و روابط اجتماعي ما تاثير مي گذارد .
6- گامهاي اصولي تنظيم وقت :
به منظور استفاده بهينه از زمان و وقت , راهنمائيهاو پيشنهادهاي زيادي از سوي صاحب نظران ارائه شده است كه به برخي ازآنها اشاره مي گردد .
الف : تعيين اهداف
ب: تعيين اولويت بندي اهداف
ج: تعيين فعاليتها ي مورد نياز جهت تحقق اهداف
د: تعيين اولويت فعاليتها و زمان بندي جهت اجراي آنها
ه: شناخت موانع و عوامل موثر در اتلاف وقت و اخذ تدابير لازم در جهت رفع آنها
7- عوامل موثر در اتلاف وقت يا هدر دهنده هاي وقت :
با وجود آن كه بسياري از افراد از كمبود زمان ووقت براي رسيدگي به امور و فعاليتها ي خود گله و شكايت دارند , اما به درستي نمي دانند كه چگونه وقتشان را صرف نموده اند به صورتي كه پس از ثبت فعاليتها و وكارهايشان متوجه انجام كارهايي شده اند كه وقت بسياري از آنها تلف شده است .لذا با اتلاف عمر نه تنها از گذشته خود بهره اي نمي بريد بلكه آينده خود رانيز بي ثمر مي سازيد و در واقع اتلاف وقت را بايد خودكشي تدريجي بدانيم.
در اين جا مي توان تعدادي از اين هدر دهنده هاي وقت يا تلف كننده هاي زمان را نام برد :
الف : اطلاعات ناقص و غلط در زمينه كارها و فعاليتها
ب: ملاقاتهاي سرزده در حين مطالعه يا انجام فعاليت
ج: رها كردن امور و كارها به صورت نيمه تمام
د: عدم تصميم گيري قاطع پيرامون امور
ه: فقدان نظم وانضبا ط در امور فردي
و: فقدان برنامه ريزي قبلي
ز: فقدان قدرت لازم در عدم پذيرش يا لحاظ كردن كارها و فعاليتها نا مربوط و وقت گير
ح: پذيرفتن يا در نظر گرفتن كارهاي زياد خارج از توان فردي
ط: كار امروز را به فردا افكندن
ي: عدم ارزيابي اولويتها
8- گامهاي موثر در جهت مديريت موفق زمان و تنظيم وقت
الف :اهداف خود رامشخص نموده و آنها را مكتوب كنيد . سپس اولويتها يخود را مشخص سازيد و تلاش كنيد آنها راانجام دهيد .
ب: نحوه استفاده از وقت خود رابه شكل نوبه اي ياداشت كنيدو با تجزيه وتحليل آن مشخص كنيد كه چگونه از وقت خود استفاده مي كنيد .و عادتهاي نادرست را از زنگي خود حذف نمائيد.
ج: هر هفته حداقل يك چيز كه بيش از ساير موارد وقت شما را تلف مي كند از زندگي خود حذف كنيد .
د: برنامه هاي روز انه خود را به گونه اي تنظيم نمائيد كه ابتدا مهم ترين كارها را انجام دهيد .
ه:در كار و فعاليت روزانه خود زماني براي استراحت ’ ورزش و تفريحات سالم پيش بيني كنيد .
و: عادت كنيم كاري كه شروع كردايم به پايان برسانيم .
نتيجه بحث :
وقت شما ارزشمنترين و بزرگترين سرمايه وجودي و هستي شما است سعي كنيد آن را دربهترين راه و عالي ترين هدف مصرف كنيد .
حضرت امير المومنين(ع) مي فرمايند :
((نفس هاي تو اجزاء عمر تواست پس آنرا از دست مده مگر در عبادتي كه باعث تقرب بيشتر تو باشد ))
وضعيتي را كه اكنون داراي آن هستيد نتيجه و محصول رفتار شما در گذشته است وآينده شما ثمره رفتار اموروز شمااست اگر خواهان رسين به اهداف عالي وارزشمند هستيد , اگر جوياي آينده درخشان و پر بار مي باشيد , سعي كنيد ((وقت)) خود را بيهوده ازدست ندهيد .
حضرت امير المومنين(ع)مي فرمايند :
((اگر از آنچه از عمر گذشته خود كه آن را ضايع ساختي عبرت بياموزي , باقي مانده عمر خود راحفظ خواهي كرد .))
با تلاش و كوشش گذشته هاي خود راجبران كنيد و از فرصتي كه باقي مانده است به بهترين وجه استفاده كنيد .
